Documenti, come organizzarli

La burocrazia italiana è nota per le sue ‘scartoffie’, nel 2011 la maggior parte dei documenti sono ancora su carta e ci ritroviamo sommersi da fogli che non sappiamo mai dove mettere e come metterli per sapere cosa sono e dove sono. Tra le altre cose non possiamo neppure permetterci di buttar via tutta quella carta, perchè per legge, và conservata per alcuni anni. A questo punto non ci resta che dedicare un piccolo angolo della nostra abitazione ai documenti. Di seguito vi darò qualche consiglio utile su come organizzarli, per ritrovare i documenti se e quando vi serviranno.

Per prima cosa dovrete individuare uno spazio idoneo per organizzare i vostri documenti, procurarvi dei classificatori ad anelli per suddivide i dcumenti in diverse categorie, di modo che vi risulterà più semplice trovarli. Le categorie principali in cui dovrete suddividere i vostri documenti per organizzarli al meglio sono: personali, relativi alla casa e dell’automobile che hanno tempi diversi di conservazione. Dovrete avere tempo e pazienza per organizzare i vostri documenti. Per prima cosa iniziate a raggruppare i fogli per argomento, mettendoli in ordine cronologico. A questo punto metteteli in cartellette trasparenti ed in seguito nel raccoglitore ad anelli. In seguito agiornarli sarà semplice, vi basterà mettere i nuovi documenti nelle cartellette e richiudere il faldone. I principali documenti da conservare sono il contratto d’affitto e le ricevute di pagamento, il rogito, l’iscrizione al catasto e la documentazione del mutuo, i contratti e le bollette pagate di luce, gas e telefono ed infine, le fotocopie di patente, carta d’identità, passaporto, codice fiscale, libretto sanitario, ricevute delle spese mediche, libretto di circolazione e pagamento bollo e assicurazione. Solo ad elencarli vi accorgerete da soli che sono veramente molti, ma se ordinati farete poca fatica a trovarli al momento del bisogno, la difficoltà sta nella fase iniziale dell’organizzazione. Ora vi dirò i tempi di conservazione dei documenti. Le dichiarazioni IVA e le multe pagate vanno conservate per 10 anni, le dichiarazioni dei redditi per 6 anni, le bollette di luce, gas, telefono e imposte comunali per 5 ani, il bollo dell’auto 3 anni, le rate del mutuo e le spese mediche per 1 anno, mentre le ricvute di versament dei contributi previdenziali andranno archiviate fino a quando non andrete in pensione. Insomma, col passare del tempo dovrete allargare l’angolino prescelto ed acquistare nuovi raccoglitori, a meno che non si arrivi ad utilizzare finalmente un database su computer per tenere in ordine i nostri documenti in files e non più su carta.